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法国昂热大学旅游管理:桂林會議場地布置注意事項 活動場地預定

昂热vs圣埃蒂安 www.cppmkw.com.cn 更新時間: 2019-09-29 19:26:57 來源:網絡整理

隨著人們的生活內容不斷豐富,以及經濟的不斷發展,人們要參加各種各樣的活動?;疃睦嘈禿芏?,因此每一場活動的場地布置也都是不一樣的。一般來說,在一些比較嚴肅認真的會議,布置時要多多注意哦。為了讓大家更好的了解會議場地有什么注意事項,以及如果需要用到會議場地,又該如何預定呢?下面一起來看看吧!
一、會議場地布置注意事項

1、做好會議銘牌,一般在主席臺上,有多人就坐的話,每個人前面都要放一個帶有名字的銘牌,另外,如果參會者是以團體的形式參加的,最好是每一個區域也標上名字,屬于哪個團隊的,這樣便于大家相互認識。

2、室內會場還需要室內的溫度,燈光等,特別是冬夏季節,要做好室溫的控制,使與會者不致過熱或者過冷,影響會議效果,同時如果需要開燈,那么還要對燈光進行調試,保證能正常運行。

3、資料的準備,一般舉辦會議的時候,都會有相關會議的資料,這些要準備好,給那些需要的人,提前放在會議坐席上。

4、根據會議的類型,會議的形式和會議的規模,合理的布置會議的座位,如圓桌會議。如果是培訓會議,那么最好是扇形的位置,觀眾在扇面上,主講人在扇子的底部,根據不同會議類型確定會場座位的安排。

二、會議酒店場地預定流程


1、尋找資源

其實預訂這個環節,更多的是找到合適的資源進行觀察之后,再決定要不要去實地考察,所以很多時候我們預訂的第一步流程就是找資源,不管是通過網絡還是身邊同事朋友的推薦,都是我們需要是辨別和排查的酒店資源,因為我們作為預訂房肯定是選擇和我們的預訂需求最為接近的酒店,并且我們要看酒店方是否有較多的商家合作,能否滿足我們的整體租賃需要等。只要是簡單對比,就可以找到我們心儀的酒店,也能保證我們的會議權益。

2、實地考察

在網上看好自己感興趣的酒店,就可以聯系酒店方進行預約看場地了,這就是所謂的實地考察,這樣的目的是親自確定好心儀酒店的場地是否真實,以及會議場地的布置和結構是否滿意,有什么需要調整的都可以及時和酒店方面對面的進行溝通。

3、簽訂協議

最后便是我們的簽訂協議環節,任何的預訂都需要協議的保證,可能有一些大型會議酒店還需要定金,所以簽訂協議還是非常關鍵的,這樣才能夠最大限度保障好我們的權益。所以通過口頭預訂之后,一定要和對方預約時間,簽訂相應的協議。

大家如果想了解一些酒店多方面的場地提供的話,可以考慮一下聚福園呢,聚福園不僅有提供婚宴、壽宴等喜慶宴會的場地,也有提供像會議等比較嚴謹的場地哦,而且場地寬敞,設施齊全,既能夠容納很多人,又保證大家都能聽到!


品牌門店地址電話

聚福園·疊彩店   桂林市疊彩區中山北路95號   0773/2193068

聚福園·七星店   桂林市七星區驂鸞路國際飯店內 0773/5881616

聚福園·漓江店   桂林市漓江上游八里四路漓江假日酒店內 0773/3911888

三、會議室會場布置程序

會前

1、查看會議通知單

會議時間、會議地點、公司名稱、會議聯系人、客人人數、場租金額、設備金額、橫幅收費金額、結帳方式、會議下單人。

2、布置會場

1)根據客人要求來布置會場

常見會場分為:課桌式、劇院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、會見型、橢圓型(董事會型)、雞尾酒會型、舞臺式等。

2)根據客人要求準備會議用的設施及工具

常用:紙、鉛筆(圓珠筆)、水(茶水、礦泉水)、話筒(有線、無線、立式、座式、耳麥、紐扣麥克風)、舞臺、大白板、馬克筆、投影儀、投影屏幕等。

3)會議擺臺

①桌子擺放、椅子擺放

②擺放文具及杯具、信紙、鉛筆(圓珠筆)、紙墊及水杯

③擺放要求:會議桌椅橫豎一條線;信紙橫豎一條線;水杯橫豎一條線

4)橫幅的擺放及簽到臺的擺放

3、會前檢查

5)會議桌椅及臺面的檢查

①桌椅擺放是否符合標準

②紙、筆、水擺放是否符合標準

③會議桌椅上無垃圾、污跡,臺面干凈、整潔

6)會議設備檢查

①提前半個小時開啟會議有關區域的照明設備,確保全部正常使用。

②提前半個小時開啟會議有關區域的空調,保持溫度20度左右。

③提前一個半小時調試會議使用的音響、話筒、投影儀等設備能否正常使用,如有故障及時通知動力部進行修理。

7)工作臺檢查

①復核會議通知單的所有要求

②檢查工作臺里的茶包、水壺、開水是否充足

8)衛生檢查

①清潔地面衛生,確保地面無垃圾、污跡。

②清潔會議用的儀器、設備的污跡和浮灰。

9)其它的檢查

①檢查橫幅的擺放及內容,確保懸掛對稱、內容無錯誤。

②檢查簽到臺“簽到處”、“請賜名片”的標牌,簽到本的擺放是否標準、正確、

③檢查告示牌,確保內容無誤。告示牌表面干凈、明亮。

10)人員安排

①會議服務人員提前半小時站立門口,迎接客人到來。

②音響控制人員提前半小時到達音響室做好準備,播放背景音樂。

會中

4、了解會議安排

負責會議的人員主動和舉辦會議的負責人聯系,了解會議議程,便于安排員工進行配合。

5、迎接客人

1)負責會議服務的員工在會議室門口迎接客人。

2)迎接客人的注意事項:

挺胸、收腹、直立、雙手放于腰后,雙腳與肩并齊,面帶微笑;當客人到達時,主動向客人打招呼,問候客人。

3)引客入位:

當客人到達時,引導客人坐上自己的位置,尤其是VIP客人,為客人拉椅協助客人入座。

6、會議期間服務

7、會議進行期間,服務員要在會場當班,不能脫崗或自行做私事。如有急事須向領班或領班以上的人員報告。

8、為客人添加茶水:

客人入座后,應及時為客人倒一杯茶,俗稱“迎客茶”。一般每隔15-20分鐘添加一次茶水。

3) 隨時注意所有會議設備的運作情況,發現故障立即采取有關措施。如無法解決要通知動力部協助解決

9、由會議服務員打出會議帳單,詢問前臺是否掛賬,有效簽單人的姓名。

以上就是小編與大家分享的關于會議場地布置的注意事項,及其有關內容啦!會議場地布置得好,能夠讓人在輕松舒適的環境里來開展活動,效果會更加好哦!當然了,前提是找到一家滿意的酒店,酒店的服務和設施很重要!